Har I styr på, hvor virksomhedens udstyr er? Og ved I, hvem der har det, hvornår det sidst blev serviceret eller hvornår det skal udskiftes? Hvis svaret kræver en tur rundt på kontoret med en kuglepen og et regneark, er det måske tid til at se nærmere på ’asset management’. Her forklarer vi, hvad det er, og hvorfor det er vigtigt for din virksomhed.
Hvad er ‘asset management’?
‘Asset management’ betyder på dansk ‘styring af aktiver’. Et aktiv er noget, virksomheden ejer, som har en værdi, og som bruges i driften.
Det kan f.eks. være:
- Computere og laptops
- Tablets og smartphones
- Nøgler og adgangsudstyr
- Værktøj og maskiner
- Biler og andre køretøjer
Asset management går ud på at registrere og følge virksomhedens aktiver gennem hele deres levetid – fra indkøb, udlån og vedligeholdelse til salg eller bortskaffelse. Kort sagt: Det handler om at vide, hvad I har, hvor det er, hvem der bruger det, og hvilken stand det er i.
Hvorfor er asset management vigtigt?
Jo flere aktiver en virksomhed har, desto sværere er det at holde styr på dem.
Eksempel: En computer bliver udleveret til en medarbejder. Medarbejderen skifter afdeling. Computeren flyttes til et andet kontor. Senere sendes den til reparation. Pludselig står den måske registreret som om, den er ét sted, mens den fysisk befinder sig et helt andet.
Effektiv registrering og kontrol med aktiver som medarbejder-PC’er er især vigtigt for virksomhedens daglige drift. Udstyr, der bliver væk, stjålet eller fejlagtigt smidt ud, kan resultere i driftsforstyrrelser.
Derfor er asset management også af stor betydning for virksomhedens økonomi. Det kan f.eks. spare unødige udgifter til erstatning af bortkommet udstyr, når der altid er styr på, hvor tingene befinder sig.
Dét kan asset management give jer overblik over
Med et system til styring af virksomhedens aktiver bliver det nemmere at holde styr på, hvad I ejer, hvor det befinder sig, og hvem der har ansvaret for det.
Der findes mange forskellige systemer til asset management, og de kan noget forskelligt. Generelt kan asset management dog give jer overblik over:
1) Hvad har vi?
Første skridt er at vide, hvilke aktiver virksomheden faktisk har.
Et asset management-system kan samle oplysninger om virksomhedens udstyr ét sted, så I ikke skal lede efter oplysninger i forskellige regneark, undermapper, mailtråde eller lignende.
På den måde får I et samlet overblik over jeres aktiver og kan lettere se, om noget mangler, eller om der er udstyr, som ikke længere bliver brugt.
2) Hvor er det?
Det er ikke nok at vide, hvad virksomheden ejer. I skal også kunne finde det.
Med asset management kan I registrere, hvilken afdeling, adresse, bygning eller anden lokation det enkelte aktiv befinder sig på. Det er især nyttigt for virksomheder med flere afdelinger, lagerlokationer eller arbejdspladser.
Hvis en medarbejder f.eks. leder efter en bestemt computer, kan placeringen findes i systemet i stedet for, at jagten starter på kontoret eller lageret.
3) Hvem har det?
Når udstyr bliver udleveret til medarbejdere, kan det registreres i asset management-systemet. I kan f.eks. se, hvilken medarbejder der har fået udleveret en bestemt bærbar computer, telefon eller andet udstyr.
Det gør det lettere at holde styr på, hvem der har ansvaret for aktivet, og hvad der skal afleveres, når en medarbejder stopper eller skifter rolle internt.
4) Hvilken stand er det i?
Et aktivs værdi afhænger ikke kun af, hvad det kostede at købe. Det handler også om, hvilken stand det er i, og om det fungerer som det skal.
Med asset management kan I registrere reparationer, service, fejl og andre hændelser på det enkelte aktiv. Dermed får I historik på udstyret og kan se, hvad der tidligere er blevet gjort.
Hvis det samme udstyr har været til reparation flere gange, kan historikken også være med til at vise, om det bedre kan betale sig at udskifte det frem for at reparere det igen.
5) Hvor gammelt er det?
Ved at registrere købsdatoen kan I få overblik over, hvor gammelt alt virksomhedens udstyr er. Det kan f.eks. bruges til at identificere ældre it-udstyr, som nærmer sig slutningen af sin forventede levetid.
I stedet for først at reagere, når udstyret går i stykker, kan I planlægge udskiftninger på forhånd. Det giver bedre mulighed for at budgettere og undgå unødvendige driftsforstyrrelser.
6) Hvad er det værd?
Asset management kan også give et bedre økonomisk overblik.
Ved at registrere købspris og eventuelt den aktuelle værdi af virksomhedens aktiver kan I få et samlet billede af, hvor mange værdier, der er bundet i forskelligt arbejdsudstyr.
Oplysningerne kan blandt andet bruges til budgettering og i forbindelse med virksomhedens forsikring. Hvis noget bliver stjålet eller beskadiget, er det samtidig lettere at dokumentere, hvad det pågældende aktiv er, hvad det har kostet, og hvem det var udleveret til.
Asset management handler om mere end at holde styr på tingene
Effektiv asset management gør det lettere at holde styr på virksomhedens værdier gennem hele deres levetid. Men det handler også om langt mere end bare at have orden i sagerne.
Det kan give grundlag for økonomiske beslutninger angående vedligeholdelse, udskiftning og dokumentation – og samtidig gøre det nemmere at reagere, hvis udstyr bliver væk, beskadiget eller stjålet.
Asset management handler med andre ord om at have kontrol over de værdier, virksomheden er afhængig af på daglig basis.
